Najpierw poznaliśmy placówki, potem zaplanowaliśmy moduły
Medbill zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy razem z zespołem grupy, krok po kroku:
- Warsztaty i spotkania z zespołem OpenMed
Poznaliśmy, jak placówki pracują na co dzień i co sprawiało zespołowi najwięcej trudności. Dopiero na tej podstawie zaczęliśmy planować funkcje. - Lista funkcji i scenariusze użytkowników
Spisaliśmy funkcje systemu i scenariusze pracy poszczególnych użytkowników, od recepcji po zarząd. Dzięki temu wiedzieliśmy, kto i do czego będzie używał każdego modułu. - Architektura dopasowana do budżetu
Zaplanowaliśmy architekturę tak, żeby zmieściła się w budżecie OpenMed i nie blokowała rozbudowy. Zostawiliśmy w niej miejsce na integracje z zewnętrznymi systemami. - Rozwój etapami
Medbill od początku miał rosnąć etapami, w miarę potrzeb grupy. Nowe moduły dokładamy bez przebudowy całego systemu.
Recepcja rejestruje sprzedaż, a system rozlicza lekarzy
Przy każdej wizycie recepcja dodaje w Medbillu paragon z lekarzem, usługami i ceną. Lista sprzedaży pokazuje wszystkie paragony wybranej placówki z danego dnia, a przy każdym z nich osobę, która go dodała. Po zamknięciu dnia sprzedaż mogą zmieniać już tylko administratorzy, dzięki czemu dane do rozliczeń nie zmieniają się po fakcie. Z tych samych danych zarząd na bieżąco śledzi w panelu wyniki sprzedaży.
Ze sprzedaży powstaje też rozliczenie lekarza za wybrany okres. Przy każdej usłudze jest stawka prowizji, więc system sam wylicza kwotę dla lekarza i rozpisuje wizyty dzień po dniu, z godziną każdej z nich. Na górze rozliczenia widać przychód, prowizję, liczbę wizyt oraz koszty usług i ZnanegoLekarza, a całość system zapisuje jako PDF.
Wcześniej takie rozliczenia wymagały ręcznej pracy. Teraz liczy je system, więc dział administracyjny oszczędza na nich czas, a ryzyko pomyłek jest mniejsze.
Moduł kasowy pokazuje, ile gotówki jest w kasie każdej placówki
Kasę każdej placówki zespół prowadzi w tym samym panelu co sprzedaż. Na górze widać aktualny stan gotówki, a niżej operacje z wybranego okresu, pogrupowane po dniach. Wpłaty ze sprzedaży trafiają do kasy automatycznie jako dokumenty KP, a wypłaty i pozostałe wpłaty pracownik dodaje przyciskami „Kasa wydała” i „Kasa przyjęła”. Dzięki temu stan kasy aktualizuje się razem ze sprzedażą, a zestawienie za wybrany okres można pobrać jako PDF.
Zespół OpenMed sam aktualizuje cennik usług medycznych i profile lekarzy
Medbill przechowuje dane, które pacjent widzi na stronie OpenMed: cennik każdej placówki i profile lekarzy. Strona pobiera je z aplikacji, więc zespół zmienia je w jednym miejscu.
W cenniku pracownik wybiera placówkę i specjalizację, dodaje usługę, ustawia cenę albo przedział cenowy i przypisuje lekarza. Może też dopisać uwagę, na przykład że do ceny szczepionki trzeba doliczyć koszt konsultacji. Jednym przełącznikiem decyduje, czy usługa jest widoczna na stronie.
Profil lekarza to zdjęcie, specjalizacje, placówki, języki i opis. W tym samym formularzu pracownik ustawia adres podstrony lekarza i opis, który wyszukiwarki pokazują w wynikach, więc o te elementy SEO też nie musi prosić programisty. Profil można też ukryć jednym kliknięciem, a dane zostają w systemie.
Gdy zmiany są gotowe, pracownik klika „Aktualizuj openmed.pl” i nowe dane trafiają na stronę. Dodanie lekarza czy zmiana ceny zajmuje teraz minutę i nie wymaga zgłoszenia do działu IT.
Jeden panel do zarządzania przychodniami w całej sieci
Medbill ma osobne role dla recepcji i administratorów, a poziom dostępu wynika z codziennych obowiązków danej osoby. Każdy moduł zaczyna się od wyboru placówki, więc ten sam system obsługuje pracę jednej recepcji i zarządzanie całą siecią.
W tym samym panelu zespół prowadzi też wersje językowe. Kategorie cennika, usługi i opisy lekarzy mają tłumaczenia, które pracownik uzupełnia w osobnej zakładce. Korzysta z nich angielska wersja strony OpenMed, więc nie trzeba jej prowadzić osobno.
